E-facturering via Peppol en Storecove

Basisinformatie E-facturering, Peppol en Storecove

Wat is E-facturering?

• Met E-facturering vervang je PDF- of papieren facturen door een digitaal, machineleesbaar bestand. Facturen worden automatisch verwerkt vanuit jouw ERP-systeem naar de boekhoudsoftware van jouw klant, zonder handmatige invoer. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en versnelt het factureringsproces.

Hoe ondersteunt Klien IT E-facturering?

• Het Klien IT ERP-systeem integreert rechtstreeks met het Peppol-netwerk. Via onze koppeling met Storecove (het Access Point) regelen wij de volledige inrichting, zodat je veilig en efficiënt E-facturen rechtstreeks vanuit het ERP-systeem kunt versturen.

Wat is het Peppol-netwerk?

• Peppol is een internationaal netwerk voor de veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven en overheden. Dankzij één vaste standaard kunnen systemen elkaar automatisch begrijpen, ongeacht land of taal.

Waarom is dit belangrijk voor jou?

• E-facturering via Peppol wordt steeds vaker verplicht gesteld door overheden en grote organisaties. Door nu over te stappen voldoe je aan alle vereisten en ben je klaar voor efficiëntere digitale samenwerking.

LET OP

Zowel jij als jouw klant moeten voldoen aan de vereisten om het Peppol-netwerk te kunnen gebruiken.

E-facturering instellen

In de volgende secties leggen we stap voor stap uit hoe je Klien IT verbindt met het Peppol-netwerk, zodat je eenvoudig gebruik kunt maken van e-facturering.

(Stap 1) Jouw bedrijfsgegevens

Om te beginnen is het belangrijk dat de juiste bedrijfsgegevens zijn ingevuld binnen Klien IT.

Je vindt deze gegevens via: Home → Algemene instellingen.

Vul hier de volgende gegevens in:

1. KVK-nummer

2. Btw-nummer

3. Een adres met:

• Land

• Plaats

• Postcode

• Eén adresregel

Heb je alle gegevens ingevuld? Klik dan op opslaan.

(Stap 2) De gegevens van jouw klanten

Vervolgens is het ook belangrijk dat de juiste bedrijfsgegevens zijn ingevuld voor de klanten waarvoor je e-facturering wilt gebruiken.

Je vindt deze gegevens via: Verkoop → Klanten → Klik op een klant

Vul hier de volgende gegevens in onder basisinformatie:

1. KVK-nummer

2. Btw-nummer

3. Een adres met:

• Land

• Plaats

• Postcode

• Eén adresregel

4. Een factuur-e-mailadres

!LET OP! Het factuur-e-mailadres is vereist voor het geval onze tussenpersoon Storecove de factuur niet via het Peppol-netwerk kan verzenden. Als dit gebeurt, wordt de factuur per e-mail naar de klant verzonden. Hiervoor moet de factuur eerst door Storecove worden verwerkt. Als Storecove de factuur niet kan verwerken, wordt de e-mail naar de klant niet verzonden.

(Stap 3) E-facturering activeren

Zodra jouw bedrijfs- en klantgegevens correct zijn ingevuld, kun je e-facturering activeren in Klien IT.

(A) Algemene activering

De functie E-facturering wordt geactiveerd via:

• Home

• Algemene instellingen

• Schakel 'E-facturering gebruiken' in

Wanneer je de schakelaar inschakelt, krijg je direct een pop-upbericht met de vraag of je e-facturering wilt toepassen op alle klanten.

!LET OP! Dit wordt alleen toegepast voor klanten bij wie de minimaal vereiste gegevens zijn ingevuld (zie stap 2 in dit document!)

Daarnaast kun je ervoor kiezen om de facturen, naast via het Peppol-netwerk, ook per e-mail te versturen.

!LET OP! Dit geldt dan voor alle facturen van alle klanten.

(B) E-facturering (de)activeren voor individuele klanten

Om E-facturering te activeren voor een individuele klant, ga je naar:

• Verkoop

• Klanten

• Klik op een klant waarvoor je e-facturering wilt activeren.

• Schakel vervolgens in Basisinformatie E-facturering gebruiken in.

Je kunt ook bepalen of je wilt dat de klant, naast via het Peppol-netwerk, ook de factuur per e-mail ontvangt.

!LET OP! Hier kun je ook e-facturering en/of het verzenden van de e-factuur per e-mail uitschakelen voor deze specifieke klant. Zelfs wanneer je dit bedrijfsbreed had ingeschakeld.

Gebruik & Volgen van E-facturering

Het Klien IT ERP-systeem ondersteunt e-facturering volledig geïntegreerd binnen de bestaande factureringsworkflow. Je maakt facturen aan op precies dezelfde manier als je gewend bent. Er zijn geen extra stappen of aparte schermen nodig.

Het verschil zit uitsluitend in de verwerking op de achtergrond. Wanneer je kiest voor e-facturering, wordt de factuur automatisch via het Peppol-netwerk naar jouw klant verzonden.

Hoe gebruik je E-facturering

Nadat je e-facturering hebt ingesteld en geactiveerd voor jouw klant, heb je bij het verzenden van een factuur de optie om deze via het Peppol-netwerk te versturen.

Na het verzenden van de factuur kun je de status ervan controleren. Zo weet je precies of de e-factuur succesvol via het Peppol-netwerk naar jouw klant is verzonden.

Uitleg van de iconen:

In de tabel Verzonden worden verschillende iconen weergegeven die de status van jouw e-factuur aangeven.

Met behulp van deze iconen kun je snel zien of de factuur succesvol is afgeleverd, nog wordt verwerkt, of dat er een probleem is opgetreden tijdens het verzenden.

Je kunt de volgende iconen tegenkomen:

• De factuur is (ook) succesvol per e-mail verzonden.

• De E-factuur is onderweg naar ons Access Point voor Peppol, Storecove.

• De E-factuur is correct ontvangen door ons Access Point voor Peppol, Storecove.

• Er was een probleem bij het bereiken van ons Access Point voor Peppol, Storecove.

!LET OP! - Tip!

Als de e-factuur Storecove bereikt, maar het verzenden via Peppol mislukt, ontvang je een melding op het e-mailadres voor factuurvragen.

Stel dit e-mailadres in via: Home → E-mailadressen → Verkoop → E-mailadres voor factuurvragen. Voeg hier het gewenste e-mailadres toe.

Jouw E-facturen volgen

Je kunt de status van jouw e-facturen volgen via:

• Verkoop → E-factuur volgen.

Heeft een klant aangegeven dat een factuur niet is ontvangen? Hier vind je alle informatie over de verzending en de status van de e-factuur.